Privacy Policy

De bescherming van de persoonlijke levenssfeer is één van onze prioriteiten. Als beroepsfederatie wensen we de aandacht van onze leden en elk bedrijf of persoon met wie wij in contact zijn te vestigen op het belang van de bescherming van de privacy van elk individu. In dit opzicht hopen wij dat deze privacy verklaring hen kan inspireren en helpen om zich zo goed mogelijk te positioneren met betrekking tot dit onderwerp.

De door Traxio VZW uitgevoerde verwerkingen van persoonsgegevens (hierna « de gegevens ») zijn onderworpen aan het Belgische recht, met name de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en bijhorende uitvoeringsbesluiten, vanaf  25 mei 2018 vervangen door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”) (hierna genoemd “de privacywetgeving”).

Verantwoordelijke voor de Verwerking 

Traxio VZW, Jules Bordetlaan 164, 1140 Brussel

Tel: 02/778.62.00

E-mail: privacy@traxio.be 

Traxio VZW is onderverdeeld in een aantal beroepsgroeperingen die geen eigen rechtspersoonlijkheid hebben, waaronder, zonder dat deze lijst exhaustief is, GDA, GVO, Reparauto, Traxio Carrosserie, GSS, Traxio Road Support, Federmoto, Reconstructeurs moteurs, Federtyre, FMA, Imcobel, Federvelo, Federprocycle, Sigma.  

Traxio VZW voert verwerkingen van persoonsgegevens uit voor deze beroepsgroeperingen in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking.

Tot wie is deze privacy verklaring gericht  

Deze privacy verklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze leden/klanten en voormalige leden/klanten, prospecten en personen die ons informatie vragen.

Deze privacy verklaring is eveneens van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen die als Public Relation (dwz alle personen die geen leden, klanten of prospecten zijn) in onze database zijn opgenomen.

Categorieën van verwerkte gegevens

Afhankelijk van de relatie die wij met u hebben kunnen wij volgende categorieën van gegevens verwerken : 

1. Leden/klanten, voormalige leden/klanten, prospecten

  • Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, taal, functie
  • Adres, telefoon (vast en/of gsm), e-mail
  • Informatie mbt uw onderneming: naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, btw-nummer, ondernemingsnummer, aantal tewerkgestelde personen
  • Informatie mbt uw lidmaatschap bij TRAXIO (lidmaatschap, startdatum, vervaldatum, betreffende groepering, lidmaatschapshistoriek, type abonnementen, contacten verbonden met persoon, …)
  • Betalingshistoriek
  • Labels waarvan uw onderneming ev. houder is
  • Informatie mbt de uitoefening van uw rechten inzake verwerking van persoonsgegevens (toestemming, intrekking toestemming, uitoefening recht van verzet, …)
  • Informatie mbt uw inschrijvingen en/of sponsoring voor onze activiteiten/ evenementen
  • Elke informatie die u ons vrijwillig heeft verstrekt (bv in het kader van enquêtes en/of inschrijvingen via onze website en/of vragen die u ons heeft gesteld)
  • Uw contactvoorkeuren
  • Datum van registratie van informatie en bron

2. Public Relation

  • Naam, voornaam, geslacht, taal, functie
  • Adres, telefoon (vast en/of gsm), e-mail
  • Informatie mbt uw onderneming: naam, rechtsvorm, adres, telefoon, e-mail, btw-nummer, Ondernemingsnummer, activiteit
  • Informatie mbt contacten
  • Betalingshistoriek
  • Informatie mbt de uitoefening van uw rechten inzake verwerking van persoonsgegevens (toestemming, intrekking toestemming, uitoefening recht van verzet, …)
  • Informatie mbt uw inschrijvingen en/of sponsoring voor onze activiteiten/ evenementen
  • Elke informatie die u ons vrijwillig heeft verstrekt (bv in het kader van enquêtes en/of inschrijvingen via onze website en/of vragen die u ons heeft gesteld)
  • Uw contactvoorkeuren
  • Datum van registratie van informatie en bron

Informatie verzameld via cookies en soortgelijke technologieën

Wanneer u onze website bezoekt kunnen wij informatie opslaan via onze cookies. Voor meer informatie over dit specifiek gebruik, gelieve onze « cookie policy » te raadplegen, beschikbaar op onze website: http://www.traxio.be/nl/cookies/

Informatie afkomstig van derden

Wij kunnen ook informatie verwerken die op u betrekking heeft en die afkomstig is uit externe databanken (bv. De Kruispuntbank der ondernemeningen, het betrokken paritaire comité van RSZ, gespecialiseerde dataleveranciers of social media platformen) die wij gebruiken om uw gegevens bij te werken of om u gepersonaliseerde reclame te sturen.

Gebruik van uw gegevens en rechtsgronden

1. Leden/klanten, voormalige leden/klanten, prospecten

Met uw toestemming (rechtsgrond : artikel 6a van de privacywetgeving) gebruiken en verwerken wij uw gegevens voor volgende doeleinden :

  • Beantwoorden van uw vragen via onze website of elk ander communicatiekanaal
  • Toesturen van onze nieuwsbrieven waarvoor u zich heeft ingeschreven of verwerken van uw deelname aan onze commerciële acties of wedstrijden
  • Gebruik van uw e-mailadres voor volgende drie doeleinden
  • Teneinde u direct marketing te sturen
  • Teneinde u uit te nodigen voor onze evenementen
  • Teneinde uw e-mailadres aan onze commerciële partners over te maken

Elke toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door met ons contact op te nemen conform de procedure omschreven onder de rubriek « uw rechten uitoefenen »

In het kader van de aanvraag van een offerte of de uitvoering van uw contract (rechtsgrond : artikel 6f van de privacywetgeving) :

  • Voor algemeen lidmaatschapsbeheer en daarmee verbonden activiteiten
  • Voor versturen van informatie bestemd voor leden
  • Voor de uitvoering van uw abonnementen
  • Voor boekhoudkundige verwerking met inbegrip van de invordering van schuldvordering

Op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze reguliere bedrijfsactiviteiten te voeren, incl. de promotie van onze producten en diensten via direct marketing In dergelijk geval waken wij erover een evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigd belang en het respect voor uw privacy (rechtsgrond : artikel 6f van de privacywetgeving) :

  • Om u te informeren voor marketingdoeleinden over onze producten en diensten, eventueel op basis van uw marketingprofiel of u te informeren voor producten en diensten van geselecteerde derden die u voor marketingdoeleinden wensen te contacteren
  • Voor aanvragen tot sponsering
  • Om uw gegevens te centraliseren, combineren en verrijken aan de hand van nuttige informatie afkomstig van externe partners
  • Om u te contacteren in het kader van marktstudies
  • Om onze producten en diensten te verbeteren, onze evenementen, websites of mobiele applicaties te verbeteren volgens de voorkeuren van bezoekers, leden of prospecten.
  • Voor de bestrijding van eventuele fraude en misbruiken en het beheer van geschillen en juridische procedures

Om te voldoen aan de wettelijke  verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving):

In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken en/of mee te delen aan de overheid of bij wet bepaalde instanties. 

2. Public Relation

Met uw toestemming (rechtsgrond : artikel 6a van de privacywetgeving) gebruiken en verwerken wij uw gegevens voor volgende doeleinden :

  • Beantwoorden van uw vragen via onze website of elk ander communicatiekanaal
  • Toesturen van onze nieuwsbrieven waarvoor u zich heeft ingeschreven of verwerken van uw deelname aan onze commerciële acties of wedstrijden
  • Gebruik van uw e-mailadres voor volgende twee doeleinden
  • Teneinde u direct marketing te sturen
  • Teneinde u uit te nodigen voor onze evenementen

Elke toestemming kan op elk moment worden ingetrokken door met ons contact op te nemen conform de procedure omschreven onder de rubriek « uitoefening van uw rechten »

In het kader van de aanvraag van een offerte of de uitvoering van uw contract (rechtsgrond : artikel 6f van de privacywetgeving) :

  • Voor algemeen beheer van uw activiteiten
  • Voor de uitvoering van uw abonnementen
  • Voor boekhoudkundige verwerking met inbegrip van de invordering van schuldvordering 

Wanneer wij hiervoor over een gerechtvaardigd belang beschikken om onze reguliere bedrijfsactiviteiten te voeren, incl. het creëren van visibiliteit voor TRAXIO ten aanzien van onze Public Relations. In dergelijk geval waken wij erover een evenwicht te bewaren tussen ons gerechtvaardigd belang en het respect voor uw privacy (rechtsgrond: artikel 6f van de privacywetgeving):

  • Om u onze persberichten of andere relevante informatie betreffende Traxio en haar leden te sturen
  • Om u te contacteren in het kader van aanvragen aan bevoegde juridische autoriteiten
  • Om u te informeren voor marketingdoeleinden over onze producten en diensten, eventueel op basis van uw marketingprofiel
  • Voor aanvragen tot sponsering

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving):

In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken en/of mee te delen aan de overheid of bij wet bepaalde instanties. 

Doorgave van uw gegevens aan derden

Uw gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven in de volgende gevallen :

  • Aan onze onderaannemers, in het kader van de diensten die zij voor ons verstrekken (vb. Externe call centers, reclamebureaus, IT service providers, cloud service providers, incassobedrijven…). Deze verwerken uw gegevens enkel op basis van onze instructies.
  • Aan verenigingen die deel uitmaken van dezelfde groep (waaronder Febelcar, Fedagrim).
  • Aan Traxio NV zodat zij u reclame-aanbiedingen kan sturen, eventueel op basis van uw marketingprofiel (niet van toepassing op de gegevens van onze public relations).
  • Aan onze commerciële partners zodat zij u reclame-aanbiedingen kan sturen, eventueel op basis van uw marketingprofiel (niet van toepassing op de gegevens van onze public relations).
  • Aan onze eventuele rechtsopvolgers
  • Aan onze partners die evenementen organiseren, waaronder « I one » en « Auto Technica »
  • Aan bepaalde autoriteiten in het kader van de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

Doorgave van uw gegevens buiten de Europese Unie

Uw gegevens kunnen worden overgedragen naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald via bepaalde van onze onderaannemers.

In dit geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van uw persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele  verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving. 

Bewaartermijn van uw gegevens

Gegevens van prospecten worden bewaard gedurende een periode van drie jaar vanaf de opname in ons bestand.

Gegevens van leden of klanten worden bewaard gedurende een periode van zeven jaar vanaf het einde van het lidmaatschap, abonnement of aankoop. Elke hernieuwing van lidmaatschap, abonnement of nieuwe aankoop zal een nieuwe bewaartermijn doen starten. Deze bewaartermijn is niet van toepassing als u nog een openstaande schuld heeft tav TRAXIO. In dit geval worden uw gegevens opgeslagen, zolang de schuld niet is betaald.

Indien u onze nieuwsbrief ontvangt (als prospect of als lid) zullen wij u na drie jaar vanaf de inschrijving opnieuw om uw toestemming vragen. U kan evenwel op elk moment uitschrijven.

Indien u tot onze public relations behoort, bewaren wij u gegevens zolang u de functie uitoefent voor dewelke uw gegevens werden opgenomen in onze database.

Beveiliging van uw gegevens

We doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zo veel mogelijk te beschermen. We nemen alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn.

met name om verlies, misbruik of wijziging van de informatie die we verzamelen te voorkomen.

Enkel medewerkers die noodzakelijk over de toegang tot uw gegevens moeten beschikken om hun opdracht te kunnen uitvoeren, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens. Zij gaan bewust om met persoonsgegevens en confidentiële informatie.

Beschrijving van uw rechten en procedure om uw rechten uit te oefenen

Uw recht op toegang en verbetering

Conform de bepalingen van de privacy wetgeving, heeft u recht op toegang tot uw gegevens opgenomen in ons bestand. U hebt tevens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.

Uw recht om uw toestemming in te trekken

Indien u TRAXIO toestemming heeft verstrekt voor de verwerking, kan u die op elk moment opnieuw intrekken.

 

Uw recht op verzet

U kan zich steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens dwz vragen dat we ze niet meer gebruiken voor direct marketing doeleinden (om u reclame toe te sturen), evenals tegen het gebruik ervan voor het opstellen van marketingprofielen (om u de reclame toe te sturen die we het meest interessant voor u achten, op basis van uw marketingprofiel)

U hebt tevens het recht om u te verzetten tegen de doorgave van uw gegevens aan derden voor dezelfde direct marketing doeleinden.

Uw recht om vergeten te worden

U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet.

Uw recht op beperking van de verwerking

In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.

Uw recht op overdraagbaarheid van de gegevens

Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld. In dergelijk geval zullen uw gegevens overgedragen worden aan de door u opgegeven bestemmeling.

Uitoefening van uw rechten

U dient uw rechten via schriftelijke aanvraag uit te oefenen.  Wij behouden ons het recht voor u te verzoeken ons een bewijs van uw identiteit voor te leggen (om te voorkomen dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere personen).

U kan uw aanvraag richten naar volgend adres: TRAXIO VZW, tav de Privacy Manager, Jules Bordetlaan 164, 1140 Brussel

Als u ons uw aanvraag per e-mail stuurt (privacy@traxio.be) zullen wij - behoudens u ons daartoe andere instructies zou geven - deze ook per e-mail beantwoorden.

Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerken wij uw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Indien uw aanvraag complex is, kan deze periode eventueel met maximaal twee maanden verlengd worden, maar in dergelijk geval zullen wij u hierover vooraf informeren.

Voor meer informatie over onze privacy verklaring of indien u klachten heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens, kan u rechtstreeks contact opnemen met onze “Privacy Manager” per email, via privacy@traxio.be 

U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan contact@apd-gba.be.